一般來說，一個展覽能夠進行，必須有四個要素：主辦者（展覽公司）、參展者（在有些展覽中，主辦者同時也是參展者，兩身份同一）、客商（觀眾）和場館。
在商業(yè)性展覽中，主辦者的收入主要來自參展商。足夠多的參展商的介入，是展覽得以運轉(zhuǎn)的關鍵。主辦者的主要收入，他所賴以活動的舞臺，以及展覽的社會效益等，均由此產(chǎn)生。雖然并非所有的參展商都能帶來利潤。但這絲毫不會降低參展商在展覽價值中鏈條中的地位。
買家應邀參加展覽，會給運輸企業(yè)、賓館、酒店、旅游公司等各方面帶來社會效益，但不會給主辦者帶來直接的經(jīng)濟效益。因此，從一定意義上可以說，買家也是為參展服務的。
二、 參展商連續(xù)參展是展覽公司的利益所在
對一個定期舉辦、連續(xù)舉辦的商業(yè)展覽而言，展商的連續(xù)性參展顯得十分重要。
首先，參展商是否連續(xù)參展，常常是一個展覽成功與否的重要指標。這是因為，展覽中的成交統(tǒng)計，常常不能準確反映展覽的實際成效。但是，參展商對展覽實際上有自己的客觀評價。展覽辦得好，參展商是否連續(xù)參展，在相當意義上可以說是對上屆展覽成效的一個客觀評價的反映。這是展覽公司進行招商招展宣傳的一個重要資源，一個亮點，對降低招展費且具有重要的作用。
其次，對展覽公司而言，參展商連續(xù)參展的所帶來的利益，還表現(xiàn)在拓展新老客戶所需費用方面的不同。有人認為，開發(fā)一個新客戶是維持一個老客戶成本的5倍。因此，有專家說：“保證主辦單位最大利益的一個方式是一定要保持現(xiàn)有的展商”。
三、 參展商的參展益益是展覽綜合效益的體現(xiàn)
展覽的效益是綜合的，它抱括經(jīng)濟效益和社會效益兩個方面。參展商的效益是展覽綜合效益有非常重要的方面。參展商的效益好，展覽主辦者的效益才會有一定的保障。參展商效益低，其他各方面都獲得較好的效益，則這種社會的綜合效益是畸型的，參展商無法長期維持，展覽公司也難以生存。
參展商效益表現(xiàn)在很多方面，其中獲得訂單是根本的，其他方面都是圍繞著這一點展開的。我認為展覽中展商除憑自己的關系及新產(chǎn)品從老新客戶中獲得一些訂單外，大部分的訂單可能會在展覽結(jié)束后的半年至一年時間內(nèi)，從展覽結(jié)識一客商中獲得，這些效益一部分。展覽公司的責任在于始終把參展商的效益放在重要地位，在籌辦展覽的全過程顧及并加以體現(xiàn)。
四、 樹立參展商在展覽公司客戶群中的核心地位
對展覽主辦者來說，樹立發(fā)客戶為中心的思想，在很大的程度上是樹立以參展商為中心，為參展商服務的思想。展覽的主辦者必須從眾多的客戶群中，確定這一關鍵客戶，并以帶動其他有關工作的展開。
以招商工作而言，展覽公司不是為招商而招商，而是直接為參展商服務的一個重要方面。因為它是提高參展商效益的基本前提，沒有客商的積極參與，參展商的參展效益必然會受到嚴重影響。再如展覽期間的接待、尤其中對客商的接待工作，實際上依然是為參展商服務的。和很明顯，如果客商因為展覽組織部門接待不好，下次不會再光臨這個展覽，到時候受到損失的仍然是參展商。
展覽公司還應該樹立長期為參展商服務的思想。對參展商的服務大致可為展前、展中、展后三方面。現(xiàn)在一般公司比較重視對展商提供展覽期間的服務；對展前服務，有些方面工作一直在做，但做得不夠自覺，還有一些工作則沒有開展；對展后服務則大多不太重視。
五、 協(xié)助參展商提高參展效益
如前所述，參展商的參展效僧，取決于諸多因素。這里只從與展覽有關的方面作些分析。
第一、 加強與參展商的溝通，選派好參展員工，做好客商的接待工作。
參展人員的選擇至關重要。不熟悉技術及商品性能的員工不能作為展位工作人員；參加出口商品交易會，必須選派懂外語的人員參加。此外，工作人員必須有責任心，有條件的參展單位要統(tǒng)一著裝，樹立企業(yè)良好形象。參展企業(yè)應對參展人員開展培訓，對客商的接待要熱情、周到、耐心、有禮貌；解答要詳盡，對客商提出的要求，要盡可能滿。對展覽公司組織的各種研討會、報告會等配套活動，要盡量選派懂技術的科技、管理人員參加，以提高參展的綜合效益。
第二、 提請參展企業(yè)重視客商邀請工作。
展覽會的客商邀請工作主工是展覽主辦者的任務。但是，參展企業(yè)如能參與客商邀請工作，對提高企業(yè)的參展效益也是十分有利的。因為參展企業(yè)所邀請的客商，是自己的中長期客戶，具有很強的針對性，因而更有成效。此外，參展商邀請客商。如果每個參展商都能參與客商的，應具有普遍性，不能局限于個別參展商。如果每個參展商都能參與客商邀請工作，有效客商增加了，那么所有參展商都能從中受益。
第三、 服參展企業(yè)轉(zhuǎn)變觀念，加大廣告投入。
提高參展企業(yè)參展效益，是展覽公司與參展企業(yè)的共同職責。不僅展覽公司應該做廣告，參展企業(yè)也應該做許。參展企業(yè)的廣告與展覽公司的廣告一起進行，彼此呼應，對提高參展商的參展效果，具有很好的作用。而且展覽前企業(yè)的廣告效果比平時的廣告效果更好。
第四、 敦促企業(yè)重視展位的設計與布置
展覽是在一個相對比較短的時間里，集中向觀眾展示組織很多客商來參觀，企業(yè)布展，就是通過平面、立體藝術造型，以及圖表統(tǒng)計等各種信息，借助于光電聲色的作用，引起觀眾的注意，激發(fā)客商來參觀與洽談的興趣，達到雙向交流目的，并促其購買的決心。因此，應說服企業(yè)重視展位布展，并鼓勵企業(yè)聘請專業(yè)展覽公司進行設計，以獲得理想的效果。
六、 關心參展商，重視彼此的忠誠度
我們反對單純做主張?zhí)岣邊⒄蛊髽I(yè)的忠誠度的說法，而倡導展覽公司與參展企業(yè)彼此忠誠，也就是兩者之間應建立一種新型的關系，平等對待，彼此尊重，誠信守法，互惠互利。由于參展企業(yè)是展覽公司的“衣食父母”因而展覽公司應該主動開展這方面的工作。
第一、 展覽應及時總結(jié)每次展覽舉辦的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時改進，或在下次辦展時間改進。需用要強調(diào)的是對參展商服務方面，應做出詳細的檢討，一條一條地予以落實，改進。
第二、 關心參展商成交情況的落實，總結(jié)參展商的經(jīng)驗和教訓，并通過適當途徑向其他企業(yè)介紹，以提高參展商參展效果。
第三、 舉辦參展企業(yè)培訓班，就企業(yè)參展的有關問題有關專家講座，灌輸新思想，轉(zhuǎn)變舊觀念，提高參展企業(yè)實際操作水平。
第四、 開展聯(lián)誼工作，如通通會員俱樂部等組織形式，加強展覽公司與參展企業(yè)聯(lián)系。展覽公司可以通過一定的途徑，向會員無償提供一些商業(yè)供求信息，為重點參展企業(yè)提供展覽知識方面的服務以及優(yōu)先保證他們參加展覽公司組織的各種增訓等。
第五、 為鼓勵參展商連續(xù)參展，展覽主辦者方可視情況，對連續(xù)參展商的企業(yè)給予一定的展位費減免優(yōu)惠。
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