【集萃網(wǎng)觀察】選定一位參展協(xié)調(diào)人
應該選定一位參展協(xié)調(diào)人負責整個項目的計劃、預算、展位管理等工作–這位協(xié)調(diào)人必須具備始終帶領(lǐng)整個參展團隊成功完成參展目標的權(quán)力及能力。
選定優(yōu)秀的展位設計公司
應擬定一份簡短的服務供應商名單，從中選出最佳者外包展位設計工作。為此，必須詳細了解每家候選公司的情況，并咨詢這些公司的之前客戶，確保他們有能力按時在預算內(nèi)完成任務。
制定可評估的目標
設定目標應該與參展效益評估相聯(lián)系。以收集銷售線索為例，其目標應該考慮潛在受眾規(guī)模、展位工作人員人數(shù)及總展覽開放時間等因素。
閱讀參展手冊
務必從收到之日起就認真閱讀您的參展手冊，特別要注意其中的展位管理規(guī)章及反饋參展訂單表格的截至時間。逾期的參展訂單及最后時刻的更改可能需要支出額外費用。
確定展品
充分通知提醒您的產(chǎn)品經(jīng)理，以確保展品的數(shù)量及質(zhì)量。對于需要進行現(xiàn)場運作的設備，記得準備足夠的零配件及耗材，以備不時之需。
宣傳參展
應為參展撰寫專門的新聞發(fā)布稿并登錄展會目錄（切記按時送交相關(guān)登錄資料）。此外，還應向所有的目標客戶寄發(fā)觀展邀請函，并盡量設計一些激勵措施吸引更多觀眾參觀您的展位。為此，應特別關(guān)注展會官方網(wǎng)站上推薦的宣傳機會，從中選擇合適的項目積極參與。
留意標準展位套餐
許多展會主辦機構(gòu)都提供“標準展位套餐”，以套餐式價格提供包括展位光地、結(jié)構(gòu)模塊、布景、家具、燈光等綜合展位配套設施。此外，參展推廣套餐也是經(jīng)常提供的服務項目，它能非常有效地幫助參展商進行預算和成本控制、從而節(jié)省大量的管理時間和投入。
協(xié)同利用其他媒體活動
為最大限度地運用推廣預算，應將您的展會推廣活動與其他媒體活動協(xié)同安排。例如，應在行業(yè)媒體廣告中顯著標明“歡迎光臨我們的XXX展位”，在直郵資料中夾寄參展邀請函、在定制通訊資料及您的網(wǎng)站上宣傳您的參展。
制定詳細預算
在項目實施前，應詳細預測各種可能的參展開支、做出詳細預算；在項目實施過程中，應密切關(guān)注各項開支，并集中記錄所有采購訂單及發(fā)票。
選擇及培訓展位工作人員
應盡早選擇展位工作人員以確保其工作時間，同時應為他們安排充足的培訓時間。為此，應制定專門的排班時間表，并向所有成員充分傳達展品信息、各自職責及公司的參展目標。
設定高效的展位咨詢處理系統(tǒng)
在展會期間捕捉、識別觀眾信息的方式將決定展會后跟蹤銷售線索的速度與效率。因此，應該設計一份“展位觀眾咨詢表格”供展位工作人員快速記錄重要的觀眾信息（如感興趣的產(chǎn)品、采購決策權(quán)、預期采購時間等）。
制定關(guān)鍵任務時間表
參照參展商手冊，從展會開幕時間倒數(shù)制定一份關(guān)鍵任務時間表，其中須列明各項任務的負責人及完成截止時間，之后分發(fā)給所有參展項目相關(guān)人員。
清晰界定溝通環(huán)節(jié)
溝通不暢是展會項目實施出現(xiàn)問題的主要原因之一。為此，應該向相關(guān)供應商及展會主辦方明確誰是他們的聯(lián)系人，同時應在參展項目團隊內(nèi)定期召開簡報會，以確保每位成員及時了解項目進展。
準備跟進銷售線索
展會期間搜集的銷售線索經(jīng)正確處理后將具有極高的價值。為最大限度地實現(xiàn)銷售回報，務必盡快高效跟蹤銷售線索。為此，應該在展會前就制定好展會后的銷售跟進計劃，并給予足夠的人手和時間安排。展會期間所及的所有銷售線索必須在展會后1周、最多2周內(nèi)跟進聯(lián)系。
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