運(yùn)前：事無(wú)巨細(xì)做準(zhǔn)備
一些大型展覽會(huì)，組展商通常會(huì)指定一個(gè)運(yùn)輸商作為其展覽會(huì)的運(yùn)輸代理。品牌展覽會(huì)指定的往往也是服務(wù)好、信譽(yù)佳的運(yùn)輸商。一個(gè)展覽會(huì)有國(guó)際展商，也有國(guó)內(nèi)展商。國(guó)際展商通常由一些國(guó)際性的運(yùn)輸公司代理運(yùn)輸。組展商申請(qǐng)展會(huì)批文在海關(guān)備案時(shí)，會(huì)同時(shí)將運(yùn)輸代理在海關(guān)備案。組展商委托了哪家運(yùn)輸公司，海關(guān)才受理哪家公司的報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)。
將貨物詳情告訴運(yùn)輸商
周宇遜告訴記者，參展商在確定參展以后，組展方會(huì)通知參展商委托了哪家運(yùn)輸公司做展覽會(huì)的運(yùn)輸代理。參展商也可以主動(dòng)向主辦方了解，該展覽會(huì)由哪家公司來(lái)做運(yùn)輸業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，運(yùn)輸商也會(huì)得到一份參展商名錄并主動(dòng)與參展商聯(lián)絡(luò)，并會(huì)將一份貨單傳給參展商，上面將收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)貨日期、收貨人等項(xiàng)目列出，參展商應(yīng)該盡可能地將貨物的情況填寫(xiě)清楚并回傳。要將貨物的詳細(xì)情況告訴運(yùn)輸商，比如有沒(méi)有超長(zhǎng)、超大型的和特別要求的貨物。
包裝箱的標(biāo)簽要細(xì)致入微
在國(guó)內(nèi)，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝一定要做到細(xì)致入微，要在貨物的包裝箱上將標(biāo)簽填好，企業(yè)名稱(chēng)、展覽會(huì)的名稱(chēng)、展臺(tái)號(hào)、日期、貨物名稱(chēng)等細(xì)節(jié)都要寫(xiě)清楚。
周宇遜對(duì)記者說(shuō)：這些雖然是細(xì)節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻煩。有的企業(yè)只寫(xiě)展覽館的名稱(chēng)，沒(méi)有寫(xiě)展會(huì)名稱(chēng)，就會(huì)耽誤運(yùn)輸。比如北京國(guó)際展覽中心很大，經(jīng)常同時(shí)舉辦兩個(gè)或者三個(gè)展覽會(huì)。如果展會(huì)名稱(chēng)不清楚，運(yùn)輸商就不知道該將展品送到哪個(gè)館。
企業(yè)名稱(chēng)和日期也應(yīng)明確。企業(yè)在公司所在地發(fā)貨經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況，企業(yè)找的運(yùn)輸商常常為了壓低成本，將貨物轉(zhuǎn)包出去。展品經(jīng)常會(huì)被幾次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運(yùn)輸實(shí)力的公司把貨物集中起來(lái)統(tǒng)一發(fā)貨。由于幾經(jīng)轉(zhuǎn)手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰(shuí)。如果貨物標(biāo)簽上公司名稱(chēng)不清楚，展覽會(huì)的運(yùn)輸代理去提貨的時(shí)候，就不知道哪一件是要參加展覽會(huì)的展品。在展覽旺季，展覽會(huì)的運(yùn)輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會(huì)。因此，展品運(yùn)輸時(shí)標(biāo)簽的內(nèi)容就顯得格外重要，一旦沒(méi)有寫(xiě)清楚，就容易造成貨物丟失或進(jìn)錯(cuò)場(chǎng)館的情況。
一些大件設(shè)備，比如紡織機(jī)械等，基本都是大廠(chǎng)商生產(chǎn)的，他們參展通常會(huì)自己派車(chē)將貨物運(yùn)到展覽會(huì)。如果不是自己運(yùn)輸，展品包裝外的標(biāo)識(shí)更要全面。周宇遜對(duì)記者說(shuō)：這些方面，歐美國(guó)家比較規(guī)范。比如在較大設(shè)備的箱外，他們會(huì)在箱子四角用火燙出鏈子狀的標(biāo)志，表明這里是可以用來(lái)吊的位置。另外，機(jī)器的重量、重心、方向等都有清楚的標(biāo)志。這樣，展品進(jìn)場(chǎng)時(shí)工人搬運(yùn)操作起來(lái)就不會(huì)把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時(shí)里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標(biāo)志。如果展品不能倒放，也應(yīng)該標(biāo)明清楚。因?yàn)樵诤娇者\(yùn)輸貨物進(jìn)不去艙門(mén)時(shí)，運(yùn)輸人員如果看到不能倒放的標(biāo)志，就不會(huì)倒放，而會(huì)建議該展品換飛機(jī)或者采取其他的運(yùn)輸方式。
國(guó)際展商不能隨意選擇運(yùn)輸商
一個(gè)展覽會(huì)有國(guó)際展商，也有國(guó)內(nèi)展商。一些國(guó)際性的運(yùn)輸公司，國(guó)際展商通常由其代理去與其聯(lián)絡(luò)。國(guó)際展商雖然可以選擇運(yùn)輸商，但需要注意的是：對(duì)于普通商品來(lái)說(shuō)，參展商可以任意選擇一個(gè)運(yùn)輸公司來(lái)承運(yùn)，但是對(duì)屬于海關(guān)監(jiān)管的展覽品的運(yùn)輸，則不是任何公司都能被選擇的。按海關(guān)的規(guī)定，展品進(jìn)來(lái)時(shí)暫時(shí)不收稅，因?yàn)檎褂[會(huì)閉幕后還要出境，在海關(guān)監(jiān)管下保證這批貨不會(huì)在國(guó)內(nèi)隨便賣(mài)掉，產(chǎn)生一些逃稅問(wèn)題。而在眾多運(yùn)輸公司中，目前，并不是每個(gè)公司都可以做這種監(jiān)管運(yùn)輸?shù)臉I(yè)務(wù)。因此，海外參展商在參加展會(huì)時(shí)要特別注意這個(gè)問(wèn)題。
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運(yùn)中：緊密聯(lián)系運(yùn)輸商 發(fā)貨后及時(shí)告訴運(yùn)輸商
完成了發(fā)貨準(zhǔn)備后，參展商便要發(fā)貨。發(fā)貨后要通知展覽運(yùn)輸商，告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人已經(jīng)發(fā)貨，并將運(yùn)單傳真過(guò)去，將發(fā)了什么樣的貨、通過(guò)哪家公司發(fā)的等寫(xiě)明。通知的方式最好不要僅用電話(huà)，最好以文件的形式發(fā)傳真，一是便于對(duì)方留底查貨，二是展覽會(huì)期間很忙，對(duì)方聯(lián)系人不在的情況下，也會(huì)由其他負(fù)責(zé)人根據(jù)文件上的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。
參展商要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)運(yùn)輸
在運(yùn)輸過(guò)程中，并不是將貨物發(fā)完就了事了。與運(yùn)輸代理的溝通最為重要。作為參展商，參加展覽會(huì)每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，運(yùn)輸也不例外。一些展會(huì)由于內(nèi)部溝通沒(méi)有做好，運(yùn)輸公司通常會(huì)有找不到人的情況發(fā)生，這樣很容易耽誤時(shí)間。
靈活應(yīng)對(duì)特殊情況
另外，在運(yùn)輸過(guò)程中通常會(huì)有一些意外情況發(fā)生。按照一般展覽會(huì)的慣例，參展的貨物通常是開(kāi)幕前兩天運(yùn)到，但經(jīng)常會(huì)有例外情況。
來(lái)源：好展會(huì)
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