【集萃網(wǎng)觀察】選定一位參展協(xié)調(diào)人
應(yīng)該選定一位參展協(xié)調(diào)人負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃、預(yù)算、展位管理等工作–這位協(xié)調(diào)人必須具備始終帶領(lǐng)整個(gè)參展團(tuán)隊(duì)成功完成參展目標(biāo)的權(quán)力及能力。
選定優(yōu)秀的展位設(shè)計(jì)公司
應(yīng)擬定一份簡短的服務(wù)供應(yīng)商名單，從中選出最佳者外包展位設(shè)計(jì)工作。為此，必須詳細(xì)了解每家候選公司的情況，并咨詢這些公司的之前客戶，確保他們有能力按時(shí)在預(yù)算內(nèi)完成任務(wù)。
制定可評(píng)估的目標(biāo)
設(shè)定目標(biāo)應(yīng)該與參展效益評(píng)估相聯(lián)系。以收集銷售線索為例，其目標(biāo)應(yīng)該考慮潛在受眾規(guī)模、展位工作人員人數(shù)及總展覽開放時(shí)間等因素。
閱讀參展手冊(cè)
務(wù)必從收到之日起就認(rèn)真閱讀您的參展手冊(cè)，特別要注意其中的展位管理規(guī)章及反饋參展訂單表格的截至?xí)r間。逾期的參展訂單及最后時(shí)刻的更改可能需要支出額外費(fèi)用。
確定展品
充分通知提醒您的產(chǎn)品經(jīng)理，以確保展品的數(shù)量及質(zhì)量。對(duì)于需要進(jìn)行現(xiàn)場運(yùn)作的設(shè)備，記得準(zhǔn)備足夠的零配件及耗材，以備不時(shí)之需。
宣傳參展
應(yīng)為參展撰寫專門的新聞發(fā)布稿并登錄展會(huì)目錄（切記按時(shí)送交相關(guān)登錄資料）。此外，還應(yīng)向所有的目標(biāo)客戶寄發(fā)觀展邀請(qǐng)函，并盡量設(shè)計(jì)一些激勵(lì)措施吸引更多觀眾參觀您的展位。為此，應(yīng)特別關(guān)注展會(huì)官方網(wǎng)站上推薦的宣傳機(jī)會(huì)，從中選擇合適的項(xiàng)目積極參與。
留意標(biāo)準(zhǔn)展位套餐
許多展會(huì)主辦機(jī)構(gòu)都提供“標(biāo)準(zhǔn)展位套餐”，以套餐式價(jià)格提供包括展位光地、結(jié)構(gòu)模塊、布景、家具、燈光等綜合展位配套設(shè)施。此外，參展推廣套餐也是經(jīng)常提供的服務(wù)項(xiàng)目，它能非常有效地幫助參展商進(jìn)行預(yù)算和成本控制、從而節(jié)省大量的管理時(shí)間和投入。
協(xié)同利用其他媒體活動(dòng)
為最大限度地運(yùn)用推廣預(yù)算，應(yīng)將您的展會(huì)推廣活動(dòng)與其他媒體活動(dòng)協(xié)同安排。例如，應(yīng)在行業(yè)媒體廣告中顯著標(biāo)明“歡迎光臨我們的XXX展位”，在直郵資料中夾寄參展邀請(qǐng)函、在定制通訊資料及您的網(wǎng)站上宣傳您的參展。
制定詳細(xì)預(yù)算
在項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)詳細(xì)預(yù)測(cè)各種可能的參展開支、做出詳細(xì)預(yù)算；在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)密切關(guān)注各項(xiàng)開支，并集中記錄所有采購訂單及發(fā)票。
選擇及培訓(xùn)展位工作人員
應(yīng)盡早選擇展位工作人員以確保其工作時(shí)間，同時(shí)應(yīng)為他們安排充足的培訓(xùn)時(shí)間。為此，應(yīng)制定專門的排班時(shí)間表，并向所有成員充分傳達(dá)展品信息、各自職責(zé)及公司的參展目標(biāo)。
設(shè)定高效的展位咨詢處理系統(tǒng)
在展會(huì)期間捕捉、識(shí)別觀眾信息的方式將決定展會(huì)后跟蹤銷售線索的速度與效率。因此，應(yīng)該設(shè)計(jì)一份“展位觀眾咨詢表格”供展位工作人員快速記錄重要的觀眾信息（如感興趣的產(chǎn)品、采購決策權(quán)、預(yù)期采購時(shí)間等）。
制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表
參照參展商手冊(cè)，從展會(huì)開幕時(shí)間倒數(shù)制定一份關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表，其中須列明各項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人及完成截止時(shí)間，之后分發(fā)給所有參展項(xiàng)目相關(guān)人員。
清晰界定溝通環(huán)節(jié)
溝通不暢是展會(huì)項(xiàng)目實(shí)施出現(xiàn)問題的主要原因之一。為此，應(yīng)該向相關(guān)供應(yīng)商及展會(huì)主辦方明確誰是他們的聯(lián)系人，同時(shí)應(yīng)在參展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)定期召開簡報(bào)會(huì)，以確保每位成員及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展。
準(zhǔn)備跟進(jìn)銷售線索
展會(huì)期間搜集的銷售線索經(jīng)正確處理后將具有極高的價(jià)值。為最大限度地實(shí)現(xiàn)銷售回報(bào)，務(wù)必盡快高效跟蹤銷售線索。為此，應(yīng)該在展會(huì)前就制定好展會(huì)后的銷售跟進(jìn)計(jì)劃，并給予足夠的人手和時(shí)間安排。展會(huì)期間所及的所有銷售線索必須在展會(huì)后1周、最多2周內(nèi)跟進(jìn)聯(lián)系。
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