【集萃網(wǎng)觀察】從事過新聞發(fā)布會策劃的人都曾有過這樣的擔(dān)心：舉辦新聞發(fā)布會的那一天，記者們會如約而至嗎？如果他們來了，會不會唇槍舌劍般向新聞發(fā)言人質(zhì)詢呢？
這樣的擔(dān)心并非多余。美國《編輯與出版》雜志曾刊登過一則卡通漫畫。畫面ⅰ是前總統(tǒng)克林頓夫婦躺在床上；畫面ⅱ中，克林頓站在床邊，眼睛瞪得大大的，希拉里顯然被突然驚醒了�？肆诸D說：“好可怕的一個夢啊!我夢見我舉辦了一次新聞發(fā)布會，但一個記者也沒露面!”希拉里反唇相譏：“那不是夢，親愛的——那是一個先兆!”
的確，在美國，公司、政府等機構(gòu)每年都要召開很多新聞發(fā)布會，但這對記者而言卻是一件令人心煩、疲倦的事。原因之一是，公司缺乏必要的媒介技巧培訓(xùn)，電視鏡頭里的公司總裁、總經(jīng)理或其他發(fā)言人缺乏自信、表現(xiàn)極不自然。因而，為著更好地在目標公眾心目中制造一個良好的“虛擬世界，改變或形成公眾對公司某一方面的看法，很有必要重新審視新聞發(fā)布會的策劃技巧問題。
一、 什么時候？
我們知道，如果想要獲得人們持續(xù)的信任，那么就不要空喊：“狼來了!”策劃新聞發(fā)布會時也不要放空炮。勿要使你的信譽——關(guān)乎媒介對公司的態(tài)度——承擔(dān)風(fēng)險。
不要讓媒介感到參加本來可以由其他形式代替的新聞發(fā)布會是浪費時間。愛德曼國際公關(guān)公司（elderman pr worldwide）執(zhí)行副總裁兼總經(jīng)理嘉斯夫（joseph b. mcnamara） 認為，是否召開新聞發(fā)布會應(yīng)取決于她是否值得召集各地記者跋涉而來。記者得到的不應(yīng)該只是趣味性的故事，還應(yīng)該包括信息。
適于召開新聞發(fā)布會的時機包括：公司及產(chǎn)品（服務(wù)）已成為某一公眾關(guān)注問題的一部分、公司或其他成員已成為眾矢之的、新產(chǎn)品上市、開始聘用某大腕明星作自己的廣告模特（記者有時對廣告不感興趣而是覺得廣告模特值得關(guān)注）、公司人員重大調(diào)整、擴大生產(chǎn)規(guī)模、取得最新紀錄的銷售業(yè)績等等。
不過，上述所謂的“合適時機”也可能成為“不合適時機”。事實上，很多的新聞發(fā)布會搞得很是枯燥或瑣碎、令人厭煩。因而，當公司考察是否舉辦新聞發(fā)布會時，首先應(yīng)對照下列問題項目檢查一下：
1、 一則新聞通稿或聲像資料帶——附帶事件簡介、背景材料——是否完全可以提供給記者所需的、媒介受眾喜歡的故事？
2、 讓記者們親眼看到或試用某一新產(chǎn)品時，是否可以給一則新聞通稿增加些什么？
3、 公司高層管理者或董事會成員公開露面是否能為公司獲得或提高凝聚力或可信度？
4、 能否提供給記者在別處得不到的新聞？
5、 是否存在其他有效向記者傳遞信息的途徑？如，一次舞會、一次聚餐。
6、 公司新聞發(fā)言人能否有效傳遞信息并經(jīng)受住提問的考驗？
7、 與記者面對面的交流是否可以為他們提供一個詢問公司其他方面情況而我們又不希望將之公開化的機會？如公司戰(zhàn)略。
二、 籌劃與準備中的“彩排”
俗話說：有備無患。對組織傳播而言，訊息必須經(jīng)過精心處理并使其準確地抵達特定公眾。信息傳播渠道也須精心挑選。所 以，絕不打無準備之仗，務(wù)必要先期實施培訓(xùn)與排練。
一般地，搞一兩次系統(tǒng)化培訓(xùn)是必要的。這樣，你可以預(yù)見到發(fā)言人是否稱職、哪些方面還欠缺。但也不要訓(xùn)練的過多，那樣你最后出現(xiàn)在記者、電視面前時就會像一臺機械的錄音機。具體訓(xùn)練方法如下：
1、 聚集那些平時敢于直言的人，讓他們坐在記者席，給他們兩類問題——一類是肯定會被問到的，還有一類是你希望不被問到的。讓“記者”提問。如必要，重復(fù)2~3次。
2、 讓通曉技術(shù)過工藝流程的人員與會，以檢查發(fā)言人所說是否準確；如設(shè)計法律，那么公司法律顧問也應(yīng)在召集之列。
3、 反復(fù)播放“彩排”錄像，讓新聞發(fā)言人看看自己的表情、體語效果，然后提出意見。
4、 專業(yè)人士培訓(xùn)。有些公司認為這是浪費時間、金錢，其實是不懂專業(yè)培訓(xùn)的價值所在。即使你天真地認為自己永遠不會召開新聞發(fā)布會，但你必然會遇到類似的情況出現(xiàn)在你的辦公室里——如果某件丑聞引來大批記者蜂擁而至，那時就來不及訓(xùn)練了。
三、 選擇合適的新聞發(fā)言人
代表公司形象的新聞發(fā)言人對公眾認知會產(chǎn)生重大影響。如其表現(xiàn)不佳，公司形象無疑也會令人不悅。此外，新聞發(fā)布會也是公司要員同媒介打交道的一次好機會，值得珍惜。
新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面：
1、有效傳播與溝通能力是第一位的要求。涉及知識面、清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應(yīng)力、外表——包括身體語言。
2、執(zhí)行原定計劃并加以靈活調(diào)整的能力。
3、頭銜很重要——新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職，有權(quán)代表公司講話。
四、 確定日期
確定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一時刻很重要。愛德曼國際公關(guān)公司一般是鎖定目標公眾開始的，即首先考察一下目標公眾哪一時間是最容易獲知某新聞消息的時間、什么方法最好？
星期一一般不好，記者往往忙于檢查上周工作；周五也不宜選，因為很多的人正考慮著如何過周末，他們當然不愿傻坐在那里提問或單獨訪問。周二~周四通常較合適。此外，要確認不會有其他更重要的新聞，避開突發(fā)性事件，如地震、龍卷風(fēng)等。
在某一天的幾點鐘開始是最困難的一件事。早飯、晚飯的截稿時間不同。早報記者參加，新聞發(fā)布會應(yīng)在中午、下午；如要在當天晚飯或電視晚間新聞報道中，最好安排在上午9：30或10：00~10：30。切忌只為公司自己考慮而忽略為記者提供方便。
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